Effectief omgaan met e-mail: 6 tips

E-mail is een prachtig middel, maar soms een grote bron van stress. De tijd die het kost om je email weg te werken en de continue afleiding van nieuwe berichten, Kim Spinder schreef er een boek over. In ‘We Quit Mail’ schrijft ze over haar ervaringen toen ze stopte met email en hoe dat haar leven veranderde. Stoppen is misschien wel heel drastisch, maar leren hoe je goed om kunt gaan met e-mailberichten en je best doen om te minderen, kan je veel opleveren.

Tip 1

Check je inbox één keer per dag en dan in je werkuren. Op dat moment kun je er de tijd voor nemen en alle mail wegwerken. Het zorgt voor minder versnippering en minder versnippering levert volgens onderzoekers meer productiviteit op.
Bedrijven zoals Volkswagen en Lidl België en Luxemburg hebben het beleid dat medewerkers tussen 18:00 uur en 7:00 uur geen interne mails kunnen lezen of sturen. Op deze manier willen ze zorgen voor meer ontspanning bij hun medewerkers. En de meerderheid is hier dik tevreden over.

Tip 2


Bekijk je je e’-mail? Doe dat dan alleen op een moment dat je ook tijd hebt om te antwoorden. (En dus niet onder je les 😉). Anders levert het je informatie waar je op dat moment toch niets mee kunt.

Tip 3


Wat in twee minuten kan, doe dat meteen. Het kost meer tijd om dit klusje, die mail weer op te zoeken en er weer bij stil te staan dan dat je het meteen uitvoert. Heb je ergens meer tijd voor nodig? Plan het dan in je agenda.

Tip 4

Inbox zero: ik schreef er al eens een blog over. Het is een methode van Merlin Mann waarbij je ervoor zorgt dat je mailbox leeg blijft en je een duidelijk overzicht hebt van de mails waar je nog iets mee moet. Ik werk er al een hele poos mee en het geeft mij veel overzicht.
Bij alle mail die binnenkomt stel ik mezelf de vraag: moet ik hier iets mee? Is het antwoord nee dan kan de mail meteen weg. Is het antwoord ja en kost het me weinig tijd dan handel ik het meteen af. Wanneer ik meer tijd nodig heb, dan plan ik het in.

Tip 5

De Amerikaanse Andreea Ayers van (destijds) Launch Grow Joy ontdekte The 5-Sentence Email. Je leest het goed: een e-mail van vijf zinnen. Om jezelf tijd te besparen maar ook die van de lezer, schrijf je korte en bondige e-mails. In de mails beantwoord je vijf vragen: wie ben je, wat wil je, waarom vraag je mij, waarom moet ik doen wat je zegt en wat is de volgende stap?
Probeer het eens. O ja, alles moet kort op één ding na: complimenten en vriendelijke woorden mogen ongelimiteerd.

Tip 6

Verander de cc-cultuur. Je zou voor de aardigheid eens moeten kijken welke mails direct aan jou gericht zijn en welke je via Carbon Copy (CC) hebt ontvangen. Want met die cc-mails hoef je vaak zelden iets. Er zijn verschillende redenen waarom afzenders hun mail op deze manier versturen: ter informatie, om mee te lezen, voor de zekerheid, omdat je eigenlijk niet weet bij wie je moet zijn, om jezelf in te dekken.
Wanneer je verandering in deze cultuur wilt brengen zul je het moeten bespreken met je team. Maak samen afspraken hierover. Daarnaast geldt ook hier: wil je iets veranderen, begin bij jezelf. Wees kritisch op je eigen cc-gebruik.